Anleitung · Unterlagen einreichen

Unterlagen mit dem Handy scannen

Sie brauchen keinen Scanner und keine App zu kaufen. Jedes aktuelle iPhone und jedes Android-Handy macht aus Papier eine PDF-Datei. Das dauert wenige Minuten. Diese Seite zeigt Ihnen Schritt für Schritt, wie es geht.

Eine PDF ist ein Dateiformat, das auf jedem Gerät gleich aussieht und sich nicht versehentlich verändert. Deshalb bitte ich um PDF-Dateien statt um einzelne Fotos.

• iPhoneApp „Dateien“ oder „Notizen“
• Android„Dateien von Google“ oder Drive
• Samsung Galaxydirekt aus der Kamera

Apple

iPhone

Der einfachste Weg führt über die App „Dateien“. Sie ist auf jedem iPhone vorhanden und speichert den Scan direkt als PDF.

Mit der App „Dateien“

1. Öffnen Sie die App Dateien (blaues Ordner-Symbol).
2. Tippen Sie oben rechts auf die drei Punkte und dann auf Dokumente scannen.
3. Halten Sie das Handy über das Blatt. Das iPhone erkennt die Seite und fotografiert sie von selbst. Falls nicht, tippen Sie auf den Auslöser.
4. Ziehen Sie bei Bedarf die Ecken des Rahmens an den Rand des Blattes. Tippen Sie auf Scan behalten.
5. Hat das Dokument mehrere Seiten, legen Sie die nächste Seite unter das Handy. Sie wird derselben Datei hinzugefügt.
6. Tippen Sie auf Fertig, wählen Sie einen Ort wie „Auf meinem iPhone“ und tippen Sie auf Sichern.

Die Datei heißt zunächst „Gescanntes Dokument“. Halten Sie sie gedrückt und wählen Sie Umbenennen, damit Sie sie später wiederfinden – zum Beispiel „OG_123_26 Arztbrief Klinik 2026-03-12“ – vorne das Aktenzeichen mit Unterstrichen statt Bindestrich und Schrägstrich, wenn Sie schon eines haben.

Wenn Sie lieber die App „Notizen“ nutzen

1. Öffnen Sie eine neue Notiz und tippen Sie auf die Büroklammer, dann auf Dokumente scannen.
2. Scannen Sie alle Seiten wie oben beschrieben und tippen Sie auf Fertig.
3. Tippen Sie in der Notiz auf den Scan, dann auf das Teilen-Symbol (Quadrat mit Pfeil) und auf In Dateien sichern.

Erst dieser letzte Schritt macht aus dem Scan eine PDF-Datei. Solange er nur in der Notiz liegt, lässt er sich nicht als PDF verschicken.

Offizielle Anleitung: Dokumente auf einem iPhone oder iPad scannen (Apple Support)

Google

Android

Auf fast allen Android-Handys sind die Apps „Dateien von Google“ und „Google Drive“ vorinstalliert. Fehlt eine davon, gibt es sie kostenlos im Play Store. Beide scannen und speichern direkt als PDF.

Mit „Dateien von Google“

1. Öffnen Sie die App Dateien von Google (bei manchen Handys „Files“).
2. Tippen Sie unten rechts auf Scannen.
3. Halten Sie das Handy über das Blatt. Ein blauer Rahmen zeigt, was aufgenommen wird. Die Aufnahme erfolgt von selbst; sonst tippen Sie auf den Auslöser.
4. Prüfen Sie die Vorschau. Mit Hinzufügen scannen Sie die nächste Seite in dieselbe Datei.
5. Tippen Sie auf Fertig. Die PDF liegt danach im Ordner Downloads → Scanned und erscheint in der App unter „Zuletzt“.

Mit „Google Drive“

1. Öffnen Sie Google Drive und tippen Sie unten rechts auf das Kamera-Symbol (oder auf + Neu, dann Scannen).
2. Nehmen Sie alle Seiten auf und tippen Sie auf Fertig. Vergeben Sie einen Namen, wählen Sie PDF (nicht JPG) und tippen Sie auf Speichern.
3. Die PDF liegt nun in Ihrem Drive. Halten Sie die Datei gedrückt, wählen Sie Teilen und dann Ihre E-Mail-App – oder Sie fügen sie in der E-Mail-App als Anhang direkt aus Drive ein.

Scans in Drive liegen in Ihrem Google-Konto, also im Internet. Mehr dazu weiter unten unter „Was mit den Scans auf dem Handy passiert“.

Offizielle Anleitung: Dokumente mit Dateien von Google scannen · Dokumente mit Google Drive scannen (Google-Hilfe)

Android · Samsung

Samsung Galaxy

Neuere Galaxy-Handys scannen direkt aus der Kamera. Wenn Ihr Handy das nicht anbietet, nehmen Sie den Weg über „Dateien von Google“ oben – er funktioniert auf jedem Galaxy.

1. Öffnen Sie die Kamera und richten Sie sie auf das Blatt. Ein Rahmen erscheint, sobald das Handy das Dokument erkennt.
2. Tippen Sie unten auf Scannen.
3. In der Vorschau können Sie weitere Seiten hinzufügen, Ecken geraderücken oder Finger aus dem Bild entfernen.
4. Tippen Sie auf Als PDF speichern.
5. Die PDF finden Sie in der App Eigene Dateien unter Dokumente.

Sieht Ihre Kamera keinen Rahmen, ist die Dokumenterkennung ausgeschaltet. Sie steht in den Kamera-Einstellungen unter „Dokumente und Text scannen“ oder einer ähnlichen Bezeichnung.

Offizielle Anleitung: Intelligenter Dokumentenscanner (Samsung Support)

Damit der Scan lesbar wird

• Dunkle Unterlage, Licht von der Seite

  Auf einem dunklen Tisch findet das Handy die Blattränder von allein. Licht von einem Fenster oder einer Lampe neben dem Blatt vermeidet den Schatten des Handys. Den Blitz lassen Sie aus; er spiegelt.

• Blatt flach, Handy gerade darüber

  Geknickte Seiten streichen Sie glatt. Halten Sie das Handy parallel zum Blatt und warten Sie, bis die Automatik auslöst. Das Bild wird dann gerade und scharf.

• Alle Seiten in eine Datei

  Ein Dokument, eine Datei – in der richtigen Reihenfolge. Rückseiten mit Text bitte mitscannen. Verschiedene Dokumente trennen Sie: der Arztbrief ist eine Datei, der Entlassungsbericht eine andere.

• Aktenzeichen und Inhalt in den Dateinamen

  „OG_123_26 Arztbrief Klinik 2026-03-12.pdf“ sagt mehr als „Scan 7.pdf“. Vorne mein Aktenzeichen in der Schreibweise OG_123_26 (aus OG-123/26 werden Unterstriche, weil ein Schrägstrich im Dateinamen nicht erlaubt ist), dann Absender und Datum – so landet jede Datei in der richtigen Akte, auch wenn Sie mehrere schicken. Haben Sie noch kein Aktenzeichen, lassen Sie es einfach weg.

• Vor dem Absenden einmal öffnen

  Tippen Sie die fertige Datei an und lesen Sie eine Zeile Kleingedrucktes. Ist sie lesbar, ist der Scan gut. Ist sie es nicht, scannen Sie die Seite neu – das dauert eine halbe Minute.

Was mit den Scans auf dem Handy passiert

Die Apps speichern Ihre Scans nicht nur auf dem Handy. Ist die Synchronisierung eingeschaltet, liegen sie auch in iCloud oder in Ihrem Google-Konto. Das ist für Ihre Unterlagen nicht gefährlich, aber es ist gut, es zu wissen.

Meine Empfehlung: Schicken Sie die Dateien ab und löschen Sie sie danach auf dem Handy – in „Dateien“, in der Notiz oder in Drive. Die Originale bleiben bei Ihnen auf Papier, die Kopie liegt bei mir.

Wenn es nicht klappt

Dann ist das kein Nachteil für Ihr Anliegen. Schicken Sie die Unterlagen auf Papier – als Kopien, die Originale behalten Sie:

Rechtsanwälte Semsi | Graf | Buchmüller-Reiss PartG mbB
Herrn Rechtsanwalt Oliver Graf
August-Ruf-Straße 8
78224 Singen

Oder Sie bringen die Unterlagen zu einem Termin mit; mein Sekretariat scannt sie dann vor Ort.

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